TUTANAK NASIL TUTULUR?

TUTANAK:

Tanım ve İşlev:

Tutanak, belirli bir olayı veya toplantıyı belgelemek amacıyla hazırlanan resmi bir kayıt niteliğindedir. Olayın veya toplantının ne zaman, nerede ve nasıl gerçekleştiği, kimlerin katıldığı, nelerin konuşulduğu ve hangi kararların alındığı gibi bilgileri içerir. Tutanaklar, gelecekte yaşanabilecek anlaşmazlıkları önlemek ve resmi bir kanıt olarak kullanılmak üzere büyük önem taşır.

Tutanak Türleri:

Tutanaklar genel olarak iki ana gruba ayrılır:

• Olay Tutanakları: Bir olayın (kaza, yangın, iş kazası vb.) ayrıntılarını, tanık ifadelerini ve olay yerindeki bulguları içerir.
• Toplantı Tutanakları: Bir toplantıda (kurul, komisyon, meclis vb.) görüşülen konuları, yapılan tartışmaları ve alınan kararları kayda geçirir.

Bunların yanı sıra, tutanağın içeriğine göre farklı isimlerle de anılabilirler. Örneğin, araştırma tutanağı, duruşma tutanağı, tespit tutanağı, teslim tutanağı gibi.

Tutanak Hazırlama Kuralları:

• Yazım Şekli: Tutanaklar genellikle çizgisiz beyaz kağıt üzerine bilgisayar, daktilo veya okunaklı bir el yazısı ile yazılır.
• Düzeltme: Yanlış yazılan ifadeler tek çizgiyle çizilir ve düzeltme paraflanır. Silme, kazıma veya sonradan ekleme yapılmaz.
• Sayfa Düzeni: Birden fazla sayfa kullanıldığında her sayfa numaralandırılır ve paraflanır.
• Nüsha ve İmzalar: Birden fazla nüsha düzenlendiğinde her nüshada ıslak imza bulunmalıdır.
• İçerik: Tutanakta yer alan bilgiler açık, anlaşılır ve nesnel olmalıdır. Kişisel yorumlara yer verilmemelidir.
• Katılımcılar ve Şahitler: Tutanağa katılanların ve varsa şahitlerin isimleri, unvanları ve imzaları açıkça belirtilmelidir.

Tutanakta Yer Alan Bilgiler:

Tutanaklar genellikle şu bölümlerden oluşur:

• Başlık: Tutanak türünü belirten başlık (örn. “Kaza Tespit Tutanağı”).
• Giriş: Toplantının veya olayın yeri, tarihi, saati ve katılımcıları hakkında bilgiler.
• Gelişme: Toplantıda görüşülen konular veya olayın oluş sırasına göre ayrıntılı anlatımı.
• Sonuç: Toplantıda alınan kararlar veya olayın sonuçları.
• Tarih ve Saat: Tutanak tamamlandıktan sonra tarih ve saat bilgisi eklenir.
• İmzalar: Tutanak, tutanak düzenleyenler ve katılımcılar (toplantı tutanakları için) veya şahitler (olay tutanakları için) tarafından imzalanır.

Tutanakların Önemi:

Tutanaklar, resmi belgeler olarak kabul edilir ve hukuki açıdan büyük öneme sahiptir. Bir anlaşmazlık durumunda kanıt olarak kullanılabilirler. Ayrıca, toplantı veya olayların takip edilmesi, değerlendirilmesi ve gelecekteki planlamalar için önemli bir kaynak oluştururlar.